Home-theater-designers
আমরা প্রতিদিন ইমেল পাঠাই এবং গ্রহণ করি। তবুও, আমরা বিব্রতকর ভুল করি যা আমরা একেবারে পূর্বাবস্থায় ফেরাতে পারি না। ' সুতরাং, আমাদের বিশ্বের চ্যালেঞ্জগুলি সম্পর্কে সচেতন থাকাকালীন আপনার পাঠকের ক্রিয়াকে ধারণ করে এমন একটি কার্যকর ইমেল লেখা কঠিন হতে পারে।
সেই কথা মাথায় রেখে, আমরা মানুষকে ইমেইল করার সময় জানতে হবে এমন কিছু প্রয়োজনীয় নিয়ম সংকলন করেছি। অনায়াসে আরও ভাল ইমেল লিখতে এই সাধারণ নিয়মগুলি অনুসরণ করুন।
1. সালাম এবং সাইন-অফগুলি পুনরায় বিবেচনা করুন
আশা করি আপনি একটি দুর্দান্ত সপ্তাহ কাটাচ্ছেন! একটি ইমেইল শুরু করার একটি চমৎকার উপায় হিসেবে ব্যবহৃত হয়। আর না! জীবন কতটা অনিশ্চিত তা বিবেচনা করে, এটি অসতর্ক এবং অতিরিক্ত বিচ্ছিন্ন হয়ে যেতে পারে।
শুভেচ্ছা, শুভেচ্ছা বা চিয়ার্স-এর মতো সাইন-অফের ক্ষেত্রেও এটি একই রকম-যা আগে পুরোপুরি কাজ করেছিল কিন্তু কখনও কখনও বাস্তবতা থেকে সরে যেতে পারে।
সুতরাং, কেন এটি সহজ এবং খাঁটি রাখবেন না? নিরাপদ থাকুন, যত্ন নিন বা আন্তরিকতার মতো সাইন-অফের জন্য যান। নমস্কারের জন্য, আশা করি সব ঠিক আছে বা আশা করি আপনি এবং আপনার প্রিয়জনরা নিরাপদ আছেন ভাল সূচনা পয়েন্ট হতে পারে।
2. একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন
এই ইমেল নিয়মটি ইমেইলের মতই পুরানো। কারণ লোকেরা প্রায়ই সিদ্ধান্ত নেয় যে তারা বিষয় লাইনের উপর ভিত্তি করে একটি ইমেল খুলবে কিনা।
আমাদের সমস্ত কাজ এখন অনলাইনে, কোনটি গুরুত্বপূর্ণ তা অগ্রাধিকার দেওয়া এবং যা নয় তা উপেক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। অতএব, যদি আপনি এখনও সাবজেক্ট লাইন ফাঁকা রেখে থাকেন, তাহলে আপনার ইমেল উপেক্ষা করার সম্ভাবনা রয়েছে।
আদর্শ বিষয়ের লাইনে 10 টিরও কম শব্দ রয়েছে। এমন একটি চয়ন করুন যা আপনার উদ্বেগের সমাধান করে এবং ইমেলটি কী সে সম্পর্কে যোগাযোগ করে এভিয়েশন প্রজেক্টের প্রস্তাব, মিটিং পুনcheনির্ধারিত, অথবা আপনার উপস্থাপনা সম্পর্কে দ্রুত প্রশ্ন হল কিছু ভাল সাবজেক্ট লাইন উদাহরণ যা থেকে আপনি একটি ইঙ্গিত নিতে পারেন।
3. একটি পেশাদার স্বাক্ষর ব্যবহার করুন
আপনার সমস্ত ব্যক্তিগত ডিভাইসে ইমেলের উত্তর দেওয়ার জন্য একটি প্রাক-চিত্রিত স্বাক্ষর ব্লক রাখুন। এটিতে আপনার নাম, আপনার কোম্পানির শিরোনাম এবং আপনার যোগাযোগের তথ্য থাকা উচিত।
এটি আপনার প্রাপককে একটি ভাল ধারণা দেয় যে আপনি কে এবং কিভাবে প্রয়োজন হলে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন। যখন আপনার পেশাদার স্বাক্ষরের ফন্ট এবং আকারের কথা আসে, নিশ্চিত করুন যে এটি বাকি ইমেলের মতোই।
এছাড়াও, আত্মবিশ্বাসের সাথে আপনার ইমেলগুলি শেষ করুন কিন্তু উক্তি বা ব্যক্তিগত বিবরণ সঙ্গে overboard যেতে না।
4. যদি আপনি প্রথমবারের মতো কার্যত সাক্ষাৎ করেন তবে নিজের পরিচয় দিন
আমরা সকলেই এমন পরিস্থিতিতে পড়েছি যেখানে আমাদের দেখা হয়নি এমন কাউকে ইমেল করতে হয়েছিল। অপরিচিত ব্যক্তির কাছ থেকে একটি ইমেল পাওয়া অদ্ভুত হতে পারে। এবং এটি হালকাভাবে রাখছে।
সুতরাং, ইমেল প্রাপকের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিতে এক মিনিট সময় নিন। প্রসঙ্গটি গুরুত্বপূর্ণ, এবং প্রথম ছাপ এখনও গুরুত্বপূর্ণ। সুতরাং, একটি লাইন যোগ করুন, হাই! এটি মাল্টিসিয়ন প্রাইভেট লিমিটেডের ট্রেসি। লিমিটেড, এবং আমি ইমেল করছি কারণ আপনি আমাদের ইলেকট্রনিক পণ্য কেনার ব্যাপারে আপনার আগ্রহ প্রকাশ করেছেন।
অথবা, যখন আপনি ইমেইলের মাধ্যমে কারো সাথে পরিচয় করিয়ে দিচ্ছেন, তখন আপনি তাদের একটি লাইনও বলতে পারেন যে তাদের সাথে ই-সাক্ষাৎ করা কত সুন্দর।
5. সহানুভূতিশীল ইমেল লিখুন
আমরা এর গুরুত্বের উপর জোর দিতে পারি না। জীবন কঠিন. সর্বোপরি, এটি অত্যন্ত অনিশ্চিত।
তারা কি একটি সময়সীমা মিস করেছে? তারা কি সেই নির্ধারিত গুগল মিটে যোগ দেয়নি? আপনি একটি কঠোর ইমেল পাঠানোর আগে - থামুন এবং এটির মাধ্যমে চিন্তা করুন। যদি কোন মেডিকেল ইমার্জেন্সি থাকে?
অতএব, সহানুভূতিশীল হন এবং তাদের সাথে সবকিছু ঠিক আছে কিনা তা অনুসন্ধান করুন। আজকের মিটিংয়ে আমরা আপনাকে মিস করেছি এমন একটি ইমেল। সবকিছু ঠিক আছে কিনা দেখতে চেক ইন করুন। এমন সম্পর্ক গড়ে তুলতে পারে যা সময়ের পরীক্ষায় দাঁড়ায়।
6. কম্প্রেস/রিসাইজ এবং নাম সংযুক্তি যখন আপনি পারেন
আমরা এই ইমেল নিয়ম সম্পর্কে বেশি কথা বলি না কারণ বড় সংযুক্তি পাঠানোর সময়, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমান করি যে আমাদের প্রাপকের যথেষ্ট জায়গা আছে। বড় ফাইলগুলি ডাউনলোড করতে বেশি সময় নেয় এবং বিরক্তিকর হতে পারে।
অতএব, তাদের সংকুচিত বা আকার পরিবর্তন করার জন্য এটি একটি বিন্দু করুন। আপনি যদি একসাথে অনেক ফাইল শেয়ার করেন, তাহলে একটি নম্র নোট যোগ করা একটি ভাল অভ্যাস যা সংযুক্তিগুলি কী জন্য তা বলে।
এছাড়াও, আপনার সংযুক্তিগুলি পাঠানোর আগে তাদের নাম দিন। আপনার সিভি পাঠাচ্ছেন? Tracy_Mackenzie_CV নামে ফাইলটির নাম পরিবর্তন করুন এবং ডান পায়ে শুরু করুন।
7. অন্য ইন্সট্যান্ট মেসেজিং অ্যাপ হিসেবে ইমেল ব্যবহার করবেন না
যে কারণে আমরা সবাই তাত্ক্ষণিক বার্তা পাঠাতে পছন্দ করি তা হল - এটি তাত্ক্ষণিক।
কিন্তু যখন আপনি দুটি মিশ্রিত করেন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তার বিকল্প হিসাবে ইমেল ব্যবহার করেন, তখন আপনি বিরক্তিকর এবং পেশাগত হওয়ার ঝুঁকি নিয়ে থাকেন।
অতএব, আপনাকে অবশ্যই জানতে হবে কখন একটি ইমেল পাঠাতে হবে এবং কখন এটি অন্যের সাথে অনুসরণ করতে হবে। খুব বেশি ফলো-আপ ইমেল পাঠাতে ভুল করবেন না কারণ তারা বাড়ি থেকে কাজ করতে পারে। কাউকে ইমেল চেক করতে বলার জন্য কল করবেন না।
যদি এটি জরুরি হয়, যোগাযোগের অন্য মোড ব্যবহার করুন।
8. নিরাময়ের জন্য হাস্যরস ব্যবহার করুন, কিন্তু সংক্ষিপ্তভাবে
যদিও অনেকেই এই অসাধারণ সময়ে মেজাজ হালকা করার জন্য হাস্যরস ব্যবহার করছেন, ইমেলগুলিতে হাস্যরস ব্যবহারে সমস্যা হল এটি ব্যাকফায়ার করতে পারে।
আপনি যদি একটি ইমেইলে হাস্যরস ব্যবহার করতে চান, তবে আপনি যদি সেই ব্যক্তিকে ভালভাবে চেনেন তবেই এটি করুন। কেউ গুরুতর পরিস্থিতিতে পড়লে আপনি অসম্মানজনক বা অসভ্য হয়ে উঠতে চান না। তাছাড়া, যা মজার মনে হয় তা মজার নাও পড়তে পারে।
জ্ঞানীদের কাছে কথা: যদি আপনার সন্দেহ হয়, তবে এটি বাদ দেওয়া ভাল।
অফিসের বাইরে উত্তরগুলি সেট করুন এবং আপনার কর্ম-জীবনের ভারসাম্য উন্নত করুন
এই দিনগুলিতে মানুষকে ইমেল করার সময়, আপনার ঘন্টার কথাও মনে রাখা উচিত। বাড়ি থেকে কর্মজীবনের জীবনযাত্রা ক্রমবর্ধমান হওয়ায়, কাজ এবং আমাদের ব্যক্তিগত জীবনের মধ্যে সীমানা অস্পষ্ট হয়ে গেছে। অফিসের বাইরে উত্তরগুলি সহজেই বোঝা যায় যখন কেউ মিটিংয়ের জন্য উপলভ্য হয় বা ইমেলের উত্তর দেয়।
কিভাবে সিম ঠিক করা যায় না মিমি#2
আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টের সেটিংস দেখুন এবং আপনার ডেস্কে না থাকাকালীন অটোরেসপন্ডার কনফিগার করুন। উদাহরণস্বরূপ, জিমেইল এটিকে অবকাশ রেসপন্ডার বলে, যখন মাইক্রোসফট আউটলুক আউট অফ অফিস রিপ্লাই ব্যবহার করে।
আমরা আশা করি কার্যকর ইমেল লেখার এই সুবর্ণ নিয়ম এবং সঠিক ইমেল অভ্যাস আপনাকে সময় বাঁচাতে এবং সঠিক প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে সাহায্য করবে।
শেয়ার করুন শেয়ার করুন টুইট ইমেইল উন্নত ইমেল এবং পাঠ্য যোগাযোগের জন্য এই 6 টি ভুল এড়িয়ে চলুনঅনেক ইমোজি ব্যবহার করা বা সব ক্যাপ টাইপ করার মতো ভুল এড়িয়ে আপনার যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করুন।
পরবর্তী পড়ুন সম্পর্কিত বিষয়- প্রমোদ
- ইমেইল টিপস
গার্গী একজন লেখক, গল্পকার এবং গবেষক। তিনি দেশ এবং শিল্প জুড়ে ক্লায়েন্টদের জন্য ইন্টারনেটে সমস্ত কিছুর উপর আকর্ষণীয় বিষয়বস্তু লিখতে পারদর্শী। সম্পাদনা ও প্রকাশনায় ডিপ্লোমা সহ তিনি সাহিত্য-স্নাতকোত্তর। কাজের বাইরে, সে TEDx শো এবং সাহিত্য উৎসব আয়োজন করে। একটি আদর্শ বিশ্বে, তিনি সর্বদা পাহাড়ে যাওয়ার থেকে এক মিনিট দূরে থাকেন।
গার্গী ঘোষাল থেকে আরোআমাদের নিউজলেটার সদস্যতা
প্রযুক্তি টিপস, রিভিউ, ফ্রি ইবুক এবং এক্সক্লুসিভ ডিলের জন্য আমাদের নিউজলেটারে যোগ দিন!
সাবস্ক্রাইব করতে এখানে ক্লিক করুন