Home-theater-designers
1971 সালে, একটি কম্পিউটার থেকে অন্য কম্পিউটারে প্রথম ইমেল পাঠানো হয়েছিল। এখন, 269 বিলিয়ন ইমেল প্রতিদিন পাঠানো হয়।
এই ইমেলগুলির মধ্যে কতগুলি অপ্রয়োজনীয় তা কল্পনা করা অসম্ভব। আরও বিভ্রান্তি সৃষ্টির জন্য কতজন পরিবেশন করে। তাদের প্রাপকদের আরও বেশি মনোযোগ এবং ধৈর্য জ্বালানোর জন্য।
কিন্তু একটা জিনিস নিশ্চিত: যদি আরো বেশি মানুষ ইমেইলগুলোকে কার্যকরভাবে উত্তর দিতে শুরু করে, তাহলে আমরা সবাই আমাদের ইনবক্সে একটু কম শক্ত হয়ে যাব এবং আমাদের ইমেলের উদ্বেগ একটু কম দুর্বল হবে।
এখানে সবচেয়ে সুস্পষ্ট সমাধান হল শুধু 'ইনলাইন রিপ্লাইং' নয়, ইনলাইন রিপ্লাই করা সঠিকভাবে । ইনলাইন রিপ্লাই করা হল যেখানে আপনি ইমেইলের মূল অংশের মধ্যে উত্তর দেন, বরং আপনার নিজের ইমেইল শুরু থেকে লেখার পরিবর্তে।
ইনলাইন জবাব দেওয়া আমাদের মধ্যে বেশিরভাগই ইতিমধ্যে সময়ে সময়ে করে থাকে। কিন্তু আমাদের উচিত ইনলাইনে উত্তর দেওয়া দূরে বেশি ঘন ঘন. এবং সেই জটিল ইমেইল থ্রেডগুলিকে সংগঠিত এবং সহজে অনুসরণ করার জন্য আমাদের কিছু নিয়ম মাথায় রেখে এটি করা উচিত।
আমরা ভুল ইমেলের উত্তর দিচ্ছি
ইনলাইন উত্তর দেওয়ার বিপরীতটি প্রায়শই 'শীর্ষ পোস্টিং' বলা হয়। এখানেই আপনি একটি ইমেলের জবাব চাপুন, এবং কেবল পাঠ্য বাক্সের শীর্ষে টাইপ করা শুরু করুন। এইভাবেই আজ অধিকাংশ ইমেইল রচিত। কিন্তু যতক্ষণ না আপনি অত্যন্ত সহজ ইমেইল কথোপকথন নিয়ে কাজ করছেন, শীর্ষ পোস্ট করা সব ধরণের সমস্যার কারণ হতে পারে।
প্রথমত, শীর্ষস্থানীয় পোস্ট করার সময়, আসল ইমেলের দিকে ফিরে উল্লেখ করা একটি বিশাল ঝামেলা হয়ে দাঁড়ায়, যার মধ্যে ইমেলের পরে ইমেলের মাধ্যমে ঘাঁটাঘাঁটি করা হয় যা আপনি খুঁজছেন তা খুঁজে পেতে। তারপরে আপনি যে ইমেলটি রচনা করছেন তার পিছনে স্ক্রোল করতে হবে সম্ভবত আপনি যা খুঁজে পেয়েছেন তা ব্যাখ্যা করতে পারেন, প্রসঙ্গের বাইরে এবং প্রায়শই উল্লেখযোগ্য পয়েন্টগুলি অনুপস্থিত।
কখনও কখনও, একজন প্রাপক সম্পূর্ণ নতুন ইমেইল থ্রেডে আপনার ইমেলের উত্তর দিতে পারেন, অর্থাত্ আপনার কথোপকথন এখন দুই বা ততোধিক পৃথক থ্রেডে ঘটছে
আপনি যদি একটি গোষ্ঠী কথোপকথনে থাকেন, জিনিসগুলি আরও খারাপ হয়ে যায়। কে কি, কখন, এবং কি প্রতিক্রিয়া ছিল তার প্রতি নজর রাখা সেগুলো উত্তরগুলি প্রায় অসম্ভব কৃতিত্ব হয়ে ওঠে।
ইনলাইন রিপ্লাই করা সমাধান
তারপরে শীর্ষ পোস্ট করার পরিবর্তে আমাদের উত্তর দেওয়া উচিত সঙ্গতিপূর্ণভাবে - অর্থাৎ, মূল ইমেল বার্তার মূল অংশের মধ্যে। আউটলুক এবং অ্যাপল মেইলে, আপনি উত্তর দেওয়ার সাথে সাথে আসল বার্তাটি দেখতে পারেন। জিমেইলে, কথোপকথনটি দেখানোর জন্য কম্পোজ স্ক্রিনের নীচে কেবল তিনটি বিন্দু টিপুন।
টিপ: জিমেইলে আপনার উত্তর থেকে উল্লম্ব 'উদ্ধৃতি' লাইনটি সরাতে, সম্পূর্ণ ইমেলটি হাইলাইট করুন, তারপর ক্লিক করুন ইন্ডেন্ট কম বোতাম।
ইনলাইন উত্তর দেওয়া বার্তাগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করার প্রয়োজনের সমস্যার সমাধান করে কারণ মূল কথোপকথনটি সেই কথোপকথনে আপনি যে সাম্প্রতিক বার্তাটি পেয়েছেন তাতে অন্তর্ভুক্ত এবং অনুসন্ধানযোগ্য। এর মানে হল সবকিছুই প্রসঙ্গে রাখা হয়েছে।
এছাড়াও, আপনার নিজের উত্তরগুলি বোধগম্য করার জন্য আপনাকে অন্য লোকের উত্তরগুলির সংক্ষিপ্তসার বা ইমেলের কপি-পেস্ট করার স্নিপেটগুলি সময় নষ্ট করতে হবে না। ইনলাইন উত্তরগুলির সাথে, প্রত্যেকের জন্য যে কোনও সময়ে ফিরে যাওয়ার জন্য সবকিছু রয়েছে।
এবং একাধিক ব্যক্তির সাথে জড়িত থ্রেডগুলির জন্য, কে কি বলেছে এবং কার উত্তরে তা আলাদা করা সহজ (যদি সঠিকভাবে করা হয়)।
সঠিকভাবে ইনলাইন উত্তর
যখন বেশিরভাগ মানুষ ইনলাইনে উত্তর দেয়, তারা কেবল তাদের জবাবগুলি পাঠ্যের পাশে লিখতে চায় যা তারা সাড়া দিতে চায় এবং তারা এই সাহসী বা লাল করে।
এটি আদর্শ থেকে অনেক দূরে। যত তাড়াতাড়ি কেউ সাধারণ পাঠ্যে একটি ইমেল খুলবে, তারা এই বিন্যাসটি দেখতে পাবে না। এবং যত তাড়াতাড়ি একটি থ্রেডে কয়েক জনের বেশি লোক থাকে, জিনিসগুলি দ্রুত অগোছালো হয়ে যেতে পারে।
সুতরাং, এখানে একটি দ্রুত গাইড সঠিকভাবে ইনলাইন উত্তর দিচ্ছে যে স্কেলেবল এবং বিভ্রান্তি কমপক্ষে রাখবে।
1. বিন্যাসের উপর নির্ভর করবেন না
উল্লিখিত হিসাবে, কিছু ক্ষেত্রে একজন প্রাপক আপনার ইমেইলে যে ফর্ম্যাটটি অন্তর্ভুক্ত করেছেন তা দেখতে নাও পারেন (যেমন তারা সাধারণ পাঠ্য পছন্দ করতে পারে)। যদি কেউ রঙ-অন্ধ হয়, তাদের একাধিক রঙ ধারণকারী থ্রেড অনুসরণ করা কঠিন হতে পারে।
কেন উইন্ডোজের চেয়ে লিনাক্স ভাল?
সব উপায়ে, একটি ইমেল স্ক্যান করার সময় উত্তরগুলি সহজে খুঁজে পেতে ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করুন। কিন্তু ভরসা করবেন না শুধুমাত্র চালু কর.
2. আপনার নাম সহ প্রস্তাবনা উত্তর
ফর্ম্যাটিংয়ের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, আপনার সমস্ত উত্তর আপনার নামের সাথে এবং যদি আপনার বিশেষভাবে সংগঠিত হওয়ার প্রয়োজন হয় তবে তারিখটি আগে থেকে রাখার অভ্যাসে প্রবেশ করুন। সকল প্রাপকদের একই কাজ করতে বলুন।
বর্তমানে, জিমেইলে, আপনার নিজের হাতে ম্যানুয়ালি টাইপ করা ছাড়া আর কোন বিকল্প নেই। চির-সরল অ্যাপল মেল অ্যাপের ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য।
আপনি যদি আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে, আপনার নামের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার উত্তরগুলি উপস্থাপন করার একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এটি করতে যান ফাইল> বিকল্প> মেল । তারপর যান উত্তর এবং ফরওয়ার্ড , চেক সঙ্গে প্রস্তাবনা মন্তব্য বাক্স, এবং পাঠ্য বাক্সে আপনার নাম লিখুন। যখন আপনি একটি ইমেলের মূল অংশে উত্তর দেবেন, আপনার নাম বন্ধনীতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপস্থিত হবে।
মেইলবার্ড এছাড়াও ডিফল্টভাবে এই বিকল্প আছে।
3. লাইন বিরতি ব্যবহার করুন, দয়া করে
যখনই আপনি একটি ইনলাইন উত্তর দেন, এটি একটি নতুন লাইনে থাকা উচিত, বরং মধ্য বাক্য বা অনুচ্ছেদের শেষে thanোকানো।
এটি অন্যান্য লোকেদের জন্য আপনার মন্তব্যের জবাব দেওয়া অনেক সহজ করে তোলে এবং প্রতিটি পয়েন্টের চারপাশে ঘটে যাওয়া কথোপকথনকে আরও সুশৃঙ্খল করে তোলে।
4. ইন্ডেন্ট মাল্টি লেভেল রিপ্লাই
যখন একটি ইমেলে একাধিক পয়েন্ট সম্বোধন করা হচ্ছে, তখন আপনার একটি বার্তার মধ্যে একাধিক থ্রেড ঘটবে।
এইগুলিকে সংগঠিত রাখার জন্য, আপনার থ্রেডেড রিপ্লাইগুলিকে ইন্ডেন্ট করা উচিত যাতে প্রতিটি পয়েন্টের সাথে কোন মন্তব্য সম্পর্কিত তা স্পষ্ট। আমি ব্যক্তিগতভাবে এঙ্গেল বন্ধনী (>) ব্যবহার করে এখানে সবচেয়ে স্বজ্ঞাত অক্ষর খুঁজে পাই, কারণ বুলেট পয়েন্টগুলি প্লেইন-টেক্সট ইমেইলে দেখা যাবে না।
এটি আপনাকে কথোপকথনের কোন অংশে মনোযোগ দিতে হবে তা বের করার চেষ্টা করে অনেক প্রচেষ্টা সাশ্রয় করবে।
5. শেষ উপায়: একটি ভাল টুল ব্যবহার করুন
কেউ ইনলাইন উত্তর দেওয়ার ভান করছে না এখানে নিখুঁত সমাধান। কিন্তু যদি আপনার ইমেইল ব্যবহার করা ছাড়া আর কোন উপায় না থাকে, তাহলে সময় এবং কার্যকরী ইমেইল লিখুন। উপরের কারণগুলির উপর ভিত্তি করে, ইনলাইন উত্তর দেওয়া প্রকল্পগুলিকে অগ্রসর রাখার সর্বোত্তম উপায়। এটি অতীতের ইমেলগুলির দীর্ঘ তালিকাগুলি দেখে সময় নষ্ট করার প্রয়োজন ছাড়াই ইমেল থ্রেডগুলির মধ্যে একাধিক কথোপকথন চালিয়ে যেতে সহায়তা করে।
যদি আপনি দেখতে পান যে এমনকি ইনলাইন উত্তরগুলি খুব জটিল হয়ে উঠছে, অথবা যদি আপনার সহকর্মীরা সঠিকভাবে ইনলাইন উত্তর দেওয়ার অভ্যাসে না ুকতে পারেন, তবে, এটি একটি ভিন্ন সরঞ্জাম সন্ধান করার সময় হতে পারে।
যোগাযোগ সরঞ্জাম যেমন স্ল্যাক , ইয়ামার , এবং হুডল জটিল দল যোগাযোগ সহজ করুন। ইমেলের সাথে সংগ্রাম চালিয়ে যাওয়ার পরিবর্তে, এর মধ্যে একটি চেষ্টা করার সময় হতে পারে।
কথা ছড়িয়ে দিন
যখন আপনি এই সহজ ইনলাইন উত্তর নিয়মগুলি গ্রহণ করেন, তখন অনেক প্রাপক এই ইমেল আচরণটি কতটা দক্ষ তা উপলব্ধি করবে এবং স্বাভাবিকভাবেই আপনার পদ্ধতির অনুকরণ করতে শুরু করবে।
যদি তারা স্বাভাবিকভাবেই আপনার চিন্তাশীল ইমেইলিং শিষ্টাচার অনুলিপি না করে, তবে তাদের উপর টানুন। তাদের এই নিবন্ধটি পাঠান। আপনি কীভাবে তাদের উত্তর দিতে চান তা বর্ণনা করুন এবং ব্যাখ্যা করুন যে এটি অনেক ভুল বোঝাবুঝি বার্তা, অপচয় করা সময় এবং প্রসঙ্গ হারিয়ে ফেলবে।
সত্যিই কোন নেতিবাচক দিক নেই।
আপনি কি মনে করেন যে এই নিয়মগুলি আপনাকে জটিল ইমেল থ্রেডগুলির শীর্ষে থাকতে সাহায্য করবে? অন্য কোন ইনলাইন উত্তর দেওয়ার টিপস আছে যা আপনি মনে করেন সহায়ক হবে?
চিত্র ক্রেডিট: সাঙ্গোইরি/ জমা ছবি
শেয়ার করুন শেয়ার করুন টুইট ইমেইল অ্যানিমেটিং স্পিচ এর একটি শিক্ষানবিশ গাইডঅ্যানিমেশন বক্তৃতা একটি চ্যালেঞ্জ হতে পারে। আপনি যদি আপনার প্রকল্পে সংলাপ যুক্ত করতে প্রস্তুত হন, তাহলে আমরা আপনার জন্য প্রক্রিয়াটি ভেঙে দেব।
পরবর্তী পড়ুন সম্পর্কিত বিষয়- প্রমোদ
- জিমেইল
- ইমেইল টিপস
- অ্যাপল মেইল
- মাইক্রোসফট আউটলুক
যুক্তরাজ্যের ইয়র্ক বিশ্ববিদ্যালয় থেকে দর্শনশাস্ত্রে রব নাইটিঙ্গেলের ডিগ্রি রয়েছে। তিনি বিভিন্ন দেশে কর্মশালা দেওয়ার সময় পাঁচ বছরেরও বেশি সময় ধরে সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার এবং পরামর্শক হিসাবে কাজ করেছেন। গত দুই বছর ধরে, রব একজন প্রযুক্তি লেখকও, এবং মেক ইউসঅফের সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজার এবং নিউজলেটার এডিটর। আপনি সাধারণত তাকে বিশ্ব ভ্রমণ, ভিডিও এডিটিং শিখতে এবং ফটোগ্রাফি নিয়ে পরীক্ষা করতে পাবেন।
রব নাইটিঙ্গেল থেকে আরোআমাদের নিউজলেটার সদস্যতা
প্রযুক্তি টিপস, রিভিউ, ফ্রি ইবুক এবং এক্সক্লুসিভ ডিলের জন্য আমাদের নিউজলেটারে যোগ দিন!
কিভাবে wii u তে হোমব্রু চ্যানেল ইনস্টল করবেনসাবস্ক্রাইব করতে এখানে ক্লিক করুন