Home-theater-designers
অফিসে কাগজের উপর অতিরিক্ত নির্ভরতা পরিবেশকে ক্ষতিগ্রস্ত করে। এর বাইরে, সংবেদনশীল অফিস নথিগুলি সুরক্ষিত করা একটি ঝামেলা হতে পারে। ফলস্বরূপ, মিশন-সমালোচনামূলক ফাইলগুলি এলোমেলো ভিজিটর সহ যে কারো কাছে উন্মুক্ত হতে পারে।
অফিস থেকে কাগজ অপসারণ করে, আপনি এই ধরনের সমস্ত ঝুঁকি এড়াতে পারেন। এখানে কিছু অনলাইন অ্যাপ এবং টিপস রয়েছে যা আপনি আপনার অফিসকে আরও কাগজবিহীন করতে ব্যবহার করতে পারেন।
1. ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট টুলস
একটি কাগজ-ভিত্তিক ভিজিটর লগবুক থেকে একটি অনলাইন ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে স্যুইচ করুন। উদ্ভাবনী এবং শক্তিশালী ভিজিটর ম্যানেজমেন্ট টুলস অফিস ভিজিটর পরিচালনার পুরো প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে পারে।
লবি ট্র্যাক আপনাকে একই সময়ে ফটো তোলার সময় এবং ব্যাজ প্রিন্ট করার সময় সমস্ত দর্শকদের ট্র্যাক রাখতে দেয়। এটি হোস্টকে অবহিত করা, জরুরী স্থানান্তর পরিচালনা এবং নিরাপত্তা কর্মীদের সতর্ক করার মতো বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আসে।
প্রক্সিক্লিক এটি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধান যা আপনাকে মানুষের প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করে। টুলটি কাস্টমাইজযোগ্য এবং সামনের ডেস্কগুলিকে দক্ষ এবং সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত রাখতে একটি সমন্বিত পদ্ধতি অনুসরণ করে।
2. অ্যাকাউন্টিং অ্যাপস
কাগজে আপনার অফিসের অ্যাকাউন্টিং পরিচালনা করা ব্যস্ত, সময়সাপেক্ষ এবং বিভ্রান্তিকরও হতে পারে। অ্যাকাউন্টিং অ্যাপসের সাহায্যে, আপনি প্রক্রিয়াটিকে কাগজবিহীন, দ্রুত এবং অনায়াসে তৈরি করতে পারেন।
ষি অ্যাকাউন্টিং একটি অ্যাকাউন্টিং অ্যাপ যা আপনি অ্যাকাউন্টিং এর কোন পটভূমি ছাড়াই ব্যবহার করতে পারেন। একবার আপনি এটি আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত করলে, লেনদেনের প্রবাহ নির্বিঘ্ন হয়ে যায়। আপনি সহজ রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্যটির মাধ্যমে বিক্রয়, ক্রয় এবং নগদ প্রবাহের উপর নজর রাখতে পারেন।
কুইকবুক আরেকটি অনলাইন অ্যাকাউন্টিং টুল যা আপনাকে মূসক, কর এবং কর্মচারীদের বেতন নির্ধারণের স্ব-মূল্যায়ন পরিচালনা করতে দেয়। কুইকবুকস পিওএস একটি বর্ধিত সংস্করণ যা ছোট ব্যবসার মালিকদের খুচরা কাউন্টারগুলি কাগজবিহীন চালাতে দেয়।
3. প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাপস
আপনি যদি একটি প্রকল্প পরিচালনার পর্যায়ে কাগজপত্র ব্যবহার করার পরিকল্পনা করেন, তাহলে এটি সহজেই আপনাকে অনেক টাকা খরচ করতে পারে। দলের সকল সদস্যকে একই পৃষ্ঠায় রাখতে, আপনাকে একই ফাইলের একাধিক কপি মুদ্রণ করতে হবে। যাইহোক, আপনি টাস্ক বা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস ব্যবহার করে এই ধরনের খরচ এড়াতে এবং পরিবেশবান্ধব হতে পারেন।
প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জাম আসন একটি স্বজ্ঞাত ইউজার ইন্টারফেস রয়েছে যা যে কেউ কাজ নির্ধারণ এবং ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহার করতে পারে। অ্যাপটি আপনাকে রিয়েল-টাইম ফাইল শেয়ারিং, টাস্ক কমেন্টিং এবং ডিজিটাল রিপোর্ট তৈরিতে সাহায্য করে।
ক্লিকআপ আরেকটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল যা আপনাকে অনেক থার্ড-পার্টি অ্যাপ একীভূত করতে দেয়। এটি একটি কাজের চাপের দৃশ্যও সরবরাহ করে যা আপনাকে ব্যক্তিগত সম্পদের কাজের চাপের উপর নজর রাখতে সহায়তা করে।
সম্পর্কিত: ক্লিকআপ কি? সেরা প্রকল্প পরিচালনার বৈশিষ্ট্য
4. টু-ডু-লিস্ট টুলস
আপনি কি এখনও আপনার কাজগুলি লিখতে স্টিকি নোট নষ্ট করছেন? আপনার এটি থেকে পরিত্রাণ পেতে হবে এবং করণীয় তালিকা অ্যাপ্লিকেশনগুলি বেছে নেওয়া উচিত।
টুডোইস্ট আপনাকে একটি সংগঠিত পদ্ধতিতে সমস্ত কাজ তালিকাভুক্ত করার অনুমতি দেয়। এটি আপনাকে আপনার কাজগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য বিভাগ এবং উপ -কাজ যোগ করতে দেয়। আপনি এই অ্যাপে অগ্রাধিকার স্তর এবং প্রিয় ট্যাগ যোগ করতে পারেন।
Any.do আপনি যে কোন ডিভাইসে যে কোন স্থান থেকে আপনার করণীয় তালিকা অ্যাক্সেস করতে সক্ষম করে। এটি আপনাকে নির্ধারিত সময়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি করার জন্য মনে করিয়ে দেবে।
5. নোট গ্রহণ অ্যাপ্লিকেশন
একবার আপনি নোট নেওয়ার প্রক্রিয়াটি কাগজবিহীন করে তুললে, আপনি নোটপ্যাড এবং কলমের খরচ বাঁচাতে পারবেন। তাছাড়া, আপনাকে মিটিংয়ের আগে নোংরা ডেস্কে নোটপ্যাড খুঁজতে সময় ব্যয় করতে হবে না।
একটি নোট নেওয়া অ্যাপের মত এভারনোট , আপনি সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সমস্ত ডিভাইস জুড়ে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে পারেন, এর অনলাইন-সিঙ্ক বৈশিষ্ট্যটির জন্য ধন্যবাদ। আপনি নোটগুলির বিন্যাসকে ব্যক্তিগতকৃত করতে পারেন এবং আপনার পছন্দ অনুসারে তাদের সাথে ছবি, অডিও ফাইল এবং নথি যুক্ত করতে পারেন।
সিম্পলনোট আপনাকে মার্কডাউন ফরম্যাটে নোট যোগ, দেখতে, সম্পাদনা এবং প্রকাশ করতে দেয়। আপনি এবং আপনার দল সহযোগী কাজ এবং আদর্শের জন্য একটি গ্রুপে যেকোন নোট ভাগ করতে পারেন।
6. ডকুমেন্ট স্ক্যানিং টুলস
আপনি যদি কাগজবিহীন হওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন, তাহলে আপনার বিদ্যমান কাগজের নথির ডিজিটাইজড কপি তৈরি করা আপনার কৌশলে থাকা উচিত।
ব্যবহার করুন অ্যাডোব স্ক্যান আপনার স্মার্টফোনে একটি কাগজ-ভিত্তিক নথিকে পিডিএফ ফাইলে রূপান্তর করতে। অ্যাপ্লিকেশনটি ফসল, ঘোরানো, টীকা, সাইন এবং রঙ সম্পাদনার মতো বৈশিষ্ট্যগুলি ছাড়াও ফাইলের মাত্রাগুলি পরিচালনা করতে আপনাকে সহায়তা করে।
ABBYY FineReader PDF একটি উন্নত ডকুমেন্ট স্ক্যানার যা 190 টিরও বেশি ভাষা সমর্থন করে এবং 12 টি ভিন্ন ফাইল ফরম্যাটে সেভ করে। মুদ্রিত এবং হাতে লেখা উভয় টেক্সট স্ক্যান করার পাশাপাশি এটি আপনাকে মন্তব্য এবং স্বাক্ষর যুক্ত করতে দেয়।
7. ফাইল শেয়ারিং এবং সিকিউরিটি অ্যাপস
সেই দিনগুলি চলে গেছে যখন আপনাকে আপনার প্রতিবেদনের মুদ্রিত অনুলিপি তৈরি করতে হবে এবং সেগুলি প্রাপকদের মধ্যে বিতরণ করতে হবে। অনলাইন ফাইল শেয়ারিং অ্যাপ ব্যবহার করে, আপনি ক্লাউডে ফাইলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং শুধুমাত্র যোগ্য প্রাপকদের সাথে অ্যাক্সেস ভাগ করতে পারেন।
বাক্স আপনি শিল্পের সম্মতি এবং ডেটা গোপনীয়তা নীতি মেনে, ক্লাউডে ফাইল এবং দস্তাবেজগুলি সংরক্ষণ এবং ভাগ করতে দেন। এটি দলের সদস্যদের মধ্যে সহযোগিতা নিরবিচ্ছিন্ন করে তোলে।
আপনিও ব্যবহার করতে পারেন গুগল ড্রাইভ অফিসের ফাইলগুলি নিরাপদে সংরক্ষণ করতে এবং সেগুলি কেবলমাত্র প্রাপকদের সাথে ভাগ করতে। উপরন্তু, সরঞ্জামটি আপনাকে বিভিন্ন ফোল্ডার ব্যবহার করে ফাইলগুলি সংগঠিত করতে দেয়।
8. ক্যালেন্ডার অ্যাপস
ক্যালেন্ডার অ্যাপ পেশাগত জীবনের অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে উঠেছে। কাগজ-ভিত্তিক ডায়েরিতে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি নোট করার পরিবর্তে সমস্ত ধরণের ব্যবসা ক্যালেন্ডার অ্যাপ ব্যবহার করে উপকৃত হতে পারে।
ক্যালেন্ডলি একটি অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট শিডিউলিং অ্যাপ যেখানে আপনি আপনার মিটিংগুলি পেশাদার এবং দক্ষতার সাথে নির্ধারণ করতে পারেন। আপনি এই অ্যাপের মাধ্যমে রিমাইন্ডার এবং ফলো-আপ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।
গুগল ক্যালেন্ডার একটি জনপ্রিয় অনলাইন ক্যালেন্ডার যেখানে আপনি ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলি সংগঠিত করতে ক্যালেন্ডার এন্ট্রিগুলি রঙ করতে পারেন। এর সাজেশন টুল আপনার সময় বাঁচাতে এন্ট্রিগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করবে। আপনি এই অনলাইন ক্যালেন্ডারে যে কোন অনলাইন মিটিং এর সময়সূচী সহজেই সম্পাদনা করতে পারেন।
সম্পর্কিত: বিলম্ব এড়াতে এবং সময়সীমা পূরণের টিপস
9. ডিজিটাল চুক্তি এবং ই-স্বাক্ষর সরঞ্জাম
এখন সময় প্রিন্ট করা আইনি কাগজপত্র খনন করার। কাগজ সংরক্ষণ এবং আপনার দলের কাজের দক্ষতা উন্নত করতে ডিজিটাল চুক্তি এবং ই-স্বাক্ষরের জগতে যান।
প্রস্তাব করুন একটি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম যা আপনাকে সব ধরনের চুক্তি, প্রস্তাব এবং চুক্তি করতে, ট্র্যাক করতে, পাঠাতে এবং ই-সাইন করতে দেয়। আপনি এই অ্যাপের কন্টেন্ট লাইব্রেরি থেকে প্রি-ডিজাইন প্রস্তাবিত টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।
PandaDoc আপনি সহজেই ডকুমেন্ট তৈরি, এডিট এবং স্বাক্ষর করে আপনার চুক্তি ব্যবস্থাপনাকে স্ট্রিমলাইন করতে পারেন। এটি প্রস্তাব, উদ্ধৃতি, চুক্তি এবং ফর্মের মতো পরিষেবাগুলি সরবরাহ করে - সবগুলি কোনও কাগজ ছাড়াই ডিজিটাল ফর্ম্যাটে।
10. অনলাইন ফ্যাক্স অ্যাপস
এমনকি যদি আপনি সমস্ত ফ্যাক্স অপসারণ করার পরিকল্পনা করেন তবে ক্লায়েন্টরা তাদের ব্যবহার করার জন্য জোর দিলে এটি সম্ভব নাও হতে পারে। এখনো, অনলাইন ফ্যাক্স অ্যাপস ফ্যাক্স থেকে কাগজ অপসারণে আপনাকে সাহায্য করতে পারে। এই অ্যাপগুলি কম্পিউটার, স্মার্টফোন বা আপনার পছন্দের অন্য কোনো ডিভাইসে ফ্যাক্স পাঠাবে। এইভাবে, আপনি ফ্যাক্স স্বয়ংক্রিয় করতে এবং প্রতি বছর হাজার হাজার কাগজ সংরক্ষণ করতে পারেন।
রিং সেন্ট্রাল একটি অনলাইন ফ্যাক্স সফটওয়্যার যা আপনাকে অনলাইনে ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ফ্যাক্স পরিচালনা করতে দেয় যখন যথেষ্ট সঞ্চয় প্রদান করে। আপনিও ব্যবহার করতে পারেন হ্যালো সাইন গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা বজায় রেখে ফ্যাক্স পাঠানো এবং গ্রহণ করা।
অনলাইন টুল দিয়ে কাগজপত্র প্রতিস্থাপন করে সবুজ হয়ে যান
আপনি যেখানেই কাজ করুন না কেন অফিস বা বাড়িতে কাগজবিহীন যাওয়ার পরিকল্পনা করার জন্য আপনি এখন আপনার মনে একটি পরিষ্কার ছবি আঁকতে পারেন। কাগজবিহীন কর্মক্ষেত্রের নীতি বাস্তবায়ন করতে বেশি সময় লাগে না যখন উপরের অনলাইন অ্যাপগুলি আপনার সেবায় থাকে।
কিভাবে লিখিত সুরক্ষিত ইউএসবি ঠিক করবেন
কাগজ থেকে মুক্তি পাওয়া কর্মক্ষেত্র হ্রাস এবং উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধির অনেক উপায়গুলির মধ্যে একটি।
শেয়ার করুন শেয়ার করুন টুইট ইমেইল আপনার ওয়ার্কস্টেশন ডিক্লটার করে উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধির 10 টি উপায়কীভাবে বিশৃঙ্খলা মুক্ত ওয়ার্কস্টেশন আপনাকে মনোযোগ দিয়ে কাজ করতে এবং সময়মতো কাজগুলি সম্পন্ন করতে সহায়তা করে তা সন্ধান করুন।
পরবর্তী পড়ুন সম্পর্কিত বিষয়- প্রমোদ
- অনলাইন টুলস
- ডিজিটাল ডকুমেন্ট
- সংগঠন সফটওয়্যার
তমাল মেক ইউসঅফের একজন ফ্রিল্যান্স লেখক। একটি আইটি কনসাল্টিং কোম্পানিতে তার আগের চাকরিতে প্রযুক্তি, অর্থ, এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় উল্লেখযোগ্য অভিজ্ঞতা অর্জনের পর, তিনি 3 বছর আগে পূর্ণকালীন পেশা হিসেবে লেখালেখি গ্রহণ করেছিলেন। উত্পাদনশীলতা এবং সর্বশেষ প্রযুক্তি সংবাদ সম্পর্কে না লেখার সময়, তিনি স্প্লিন্টার সেল এবং দ্বি-ঘড়ি নেটফ্লিক্স/ প্রাইম ভিডিও খেলতে পছন্দ করেন।
তমাল দাসের কাছ থেকে আরোআমাদের নিউজলেটার সদস্যতা
প্রযুক্তি টিপস, রিভিউ, ফ্রি ইবুক এবং এক্সক্লুসিভ ডিলের জন্য আমাদের নিউজলেটারে যোগ দিন!
সাবস্ক্রাইব করতে এখানে ক্লিক করুন