5 টি জিনিস যা আপনাকে এক্সেলে করা থেকে বিরত থাকা উচিত

এক্সেল ডেটা প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি চমৎকার হাতিয়ার, কিন্তু এর সীমাবদ্ধতা রয়েছে। যখন আপনার অতিরিক্ত জটিল সূত্র থাকে, অথবা যদি আপনার কম্পিউটার এক্সেল ফাইল খোলার সময় ক্র্যাশ হয়ে যায়, তখন হয়তো আপনার একটি ভিন্ন ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করা উচিত।

সুতরাং, ব্যবহারের ক্ষেত্রে কি কি যার জন্য আপনার বিভিন্ন সফটওয়্যার বিবেচনা করা উচিত? এখানে কয়েকটি পরিস্থিতি রয়েছে যেখানে আপনার অন্য অ্যাপ ব্যবহার করা উচিত।

1. ব্যাপক ডেটাবেস

আপনি যদি কম্পিউটারে পারদর্শী না হন, তাহলে আপনি সম্ভবত মনে করতে পারেন যে এক্সেল (বা গুগল শীট) ডেটা সংরক্ষণের একমাত্র উপায়। সর্বোপরি, এক্সেলের সর্বশেষ সংস্করণগুলিতে 16,384 টি কলাম এবং 1,048,576 সারি রয়েছে, মোট 17,179,869,184 টি সেল রয়েছে।

যদিও এটি অনেক তথ্য, আপনার সচেতন হওয়া উচিত যে আপনার কম্পিউটার এটি একবারে লোড করবে। অতএব, যদি আপনি প্রচুর কোষ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি আশা করতে পারেন যে আপনার পিসি ধীরে ধীরে চলবে। একশ, এমনকি হাজার, সারি থাকলেও সমস্যা হবে না।

যাইহোক, যদি আপনি বছরের পর বছর ধরে তথ্য সংকলন করতে থাকেন, অথবা যদি আপনার একাধিক ব্যবহারকারী একটি ফাইলে তথ্য যোগ করে থাকেন, এমনকি শক্তিশালী কম্পিউটারগুলিও এটি লোড করতে সংগ্রাম করবে। এর কারণ হল মাইক্রোসফট ফাইল খুললে সমস্ত ডেটা লোড করে।

যদিও এটি স্বল্পমেয়াদী ডেটা বিশ্লেষণের জন্য উপযোগী, এটি কেবল কম্পিউটিং শক্তি নষ্ট করে যদি আপনার নির্দিষ্ট তথ্য বিশ্লেষণ করার প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কোন গ্রাহকের ইমেল ঠিকানা প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টের বাকি ডাটাবেস লোড করতে হবে না।

ডেটা সংরক্ষণের জন্য একটি ভাল বিকল্প ডেডিকেটেড ডাটাবেস সফটওয়্যার বা পরিষেবা ব্যবহার করা। তারা এক্সেল হিসাবে একই বৈশিষ্ট্য প্রদান করে, যেমন ডেটা অ্যানালিটিক্স, কিন্তু আরও বেশি কার্যকারিতা সহ। আপনি যদি মাইক্রোসফট সুইটের ভক্ত হন তবে আপনি মাইক্রোসফট অ্যাক্সেস ব্যবহার করতে পারেন। অন্যান্য বিকল্পের মধ্যে রয়েছে LibreOffice Base এবং অন্যদের.

2. জটিল তথ্য বিশ্লেষণ

মাইক্রোসফট এক্সেলের উল্লেখযোগ্য সংখ্যক সূত্র রয়েছে। এটি যেমন জটিল ফাংশনগুলির সহজ সরল সূত্র প্রদান করে নিট বর্তমান মূল্য (অর্থের সময়ের মূল্য গণনা করে) এবং পূর্বাভাস (ভবিষ্যতের মান গণনা করতে ব্যবহৃত হয়)।

এই ভিডিওতে কি গান আছে

যাইহোক, যদি আপনি নিজেকে একাধিক, জটিল ফাংশন তৈরি করতে দেখেন, তবে অন্যান্য সমাধানগুলি বিবেচনা করার সময় এসেছে। এক্সেল একটি চমৎকার হাতিয়ার যদি আপনার সূত্রের ভেরিয়েবল সবই কাঁচা তথ্যের উপর ভিত্তি করে থাকে। কিন্তু যদি আপনি দেখতে পান যে আপনার ফাংশনগুলি কোষগুলির উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়েছে যা তাদের নিজস্ব সূত্র, ডেডিকেটেড অ্যানালিটিক্স সফটওয়্যার ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন।

যদি আপনার স্প্রেডশীট একাধিক সূত্রের উপর নির্ভর করে, জটিলতার যোগ করা স্তরটির অর্থ হল ত্রুটিগুলি সনাক্ত করা সহজ। এবং যদি আপনি ত্রুটি খুঁজে পান তবে আপনার সূত্রগুলি তিন লাইন দীর্ঘ হলে তাদের সনাক্ত করা সহজ নয়।

জটিল পরিস্থিতিতে এক্সেল ব্যবহারের পরিবর্তে, পাইথনের মতো একটি প্রোগ্রামিং ভাষা শেখার চেষ্টা করুন। এটা বোঝা সহজ, এবং আছে আপনাকে শুরু করার জন্য বেশ কয়েকটি বিনামূল্যে সম্পদ চালু কর. এবং যদি আপনি প্রোগ্রামিং অধ্যয়ন করতে আগ্রহী না হন তবে আপনি ডেডিকেটেড ডেটা অ্যানালিটিক্স টুলও ব্যবহার করতে পারেন যা ব্যবহার করা অনেক সহজ।

ইউএসবি উইন্ডোজ 10 থেকে উবুন্টু ইনস্টল করুন

3. প্রকল্প ব্যবস্থাপনা

আসানা এবং ট্রেলোর মতো ডেডিকেটেড প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল আসার আগে, অনেক পেশাদার মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করতেন। সর্বোপরি, এটি সেট আপ করা সহজ। এমন কিছু টেমপ্লেট আছে যা আপনি ডাউনলোড করতে সাহায্য করতে পারেন।

কিন্তু যত তাড়াতাড়ি আপনার দল বৃদ্ধি পায় - অথবা আপনি আরও প্রকল্প পেতে শুরু করেন - জিনিসগুলি জটিল হয়ে যায়। আপনি যদি এক্সেলের অনলাইন সংস্করণ ব্যবহার না করেন, তাহলে আপনার দল আপনার প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ফাইল একসাথে ব্যবহার করতে পারবে না। এবং যখন আপনি আরও কাজ এবং সাবটাস্ক যোগ করেন, তখন আপনি একটি শীটে খুব বেশি তথ্য দিয়ে শেষ করতে পারেন।

তদুপরি, যেহেতু অনেক লোকের ফাইলটিতে অ্যাক্সেস রয়েছে, তাই অনিচ্ছাকৃত মিশ্রণের জন্য আরও বেশি সুযোগ রয়েছে। তারা অসাবধানতাবশত একটি সূত্র পরিবর্তন করতে পারে বা এমনকি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য মুছে দিতে পারে। প্রকল্প নির্ভরতা তৈরি এবং বরাদ্দ করাও বিভ্রান্তিকর হতে পারে।

এজন্য আপনার দল পরিচালনার জন্য একটি ডেডিকেটেড টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ পাওয়া ভাল। উদ্দেশ্য দ্বারা তৈরি অ্যাপস আপনাকে এবং আপনার টিমকে যা করতে হবে তার সবকিছু পরিষ্কারভাবে দেখতে দেবে। আপনি এমনকি নির্দিষ্ট সদস্যদের কাজগুলি বরাদ্দ করতে পারেন যাতে কিছুই উপেক্ষা করা না হয়।

এবং যদি আপনি বাজেটে থাকেন তবে আপনি বিনামূল্যে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলি অনলাইনে খুঁজে পেতে পারেন। এখন আপনি এক টাকা খরচ না করে সবাইকে একই পৃষ্ঠায় রাখতে পারেন।

4. ফর্ম

এর সহজ প্রাপ্যতার কারণে, এক্সেল প্রায়শই একটি ফর্ম হিসাবে ব্যবহৃত হয়। এমন অনেক ঘটনা ঘটেছে যেখানে ইভেন্ট এবং সমাবেশে অতিথি নিবন্ধনের জন্য ল্যাপটপ এবং এক্সেল ফাইল ব্যবহার করা হয়েছে।

ফর্ম হিসাবে এক্সেল (বা যে কোন স্প্রেডশীট) ব্যবহার করা সুবিধাজনক কারণ আয়োজকরা সরাসরি তাদের ডেটা বিশ্লেষণ করতে পারেন। যাইহোক, এটি বেশ কয়েকটি ত্রুটি নিয়ে আসে।

প্রথমত, ডেটা ইনপুটের উপর আপনার কোন নিয়ন্ত্রণ থাকবে না। যে কেউ ভুল তথ্য লিখতে পারে, এবং আপনি কেউ জ্ঞানী হবেন না। এছাড়াও কোন ডেটা স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন নেই। একজন ব্যক্তি রাষ্ট্রের অধীনে নিউইয়র্কে টাইপ করতে পারে, অন্যজন NY লিখতে পারে। ডেটা বিশ্লেষণের সময় এটি সমস্যাযুক্ত।
দ্বিতীয়ত, যদি আপনার একাধিক রেজিস্ট্রেশন সাইট থাকে, তাহলে আপনার আলাদা ডেটাসেট থাকবে যার জন্য একত্রীকরণ প্রয়োজন। এটি সময় নেয় এবং আপনার ডেটাতে ত্রুটিগুলি প্রবর্তন করতে পারে। এটি প্রচেষ্টার সদৃশ হতে পারে কারণ ব্যবহারকারীরা তাদের ডেটা দুবার প্রবেশ করতে পারে।
তৃতীয়ত, কোন তথ্য গোপনীয়তা নেই। আপনি যদি একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করেন, যে কেউ প্রবেশের মাধ্যমে স্ক্রোল করতে এবং তথ্য সংগ্রহ করতে পারে। তারা এমনকি বিদ্যমান তথ্য পরিবর্তন করতে পারে, যা আপনার ডেটা তির্যক করবে। যদি আপনার এক্সেল রেজিস্ট্রেশনের মাধ্যমে ডেটা লিক হয়, তাহলে আপনাকে দায়ী করা যেতে পারে।
পরিশেষে, যদি আপনি অনলাইন নিবন্ধনের জন্য এক্সেল ব্যবহার করতে যাচ্ছেন, এটি বড় ডাটাবেসের জন্য উপযুক্ত নয়, যেমনটি আগেই বলা হয়েছে।

5. আর্থিক তথ্য বিশ্লেষণ

যখন আপনি আর্থিক ডেটা ট্র্যাক করার জন্য এক্সেল ব্যবহার করছেন, তখন আপনাকে একাধিক উত্সের সাথে লিঙ্ক করতে হবে। এই উত্সগুলি অন্যান্য এক্সেল ফাইল, অনলাইন ডেটাবেস এবং এমনকি আর্থিক ওয়েবসাইট হতে পারে। যাইহোক, আপনি এইগুলি যোগ করার সাথে সাথে, একটি ত্রুটি প্রবর্তনের সম্ভাবনা, অথবা পুরানো তথ্য পাওয়ার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পায়।

এমনকি একটি হয়েছে ঘটনা ২০১২ সালে জেপি মরগান -এ ফিরে যান, যেখানে একটি সূত্র দুর্ঘটনাক্রমে ঝুঁকি গণনা করার সময় তাদের গড়ের পরিবর্তে মূল্য যোগ করে। এটি, পরিবর্তে, প্রকৃত মূল্যের চেয়ে প্রায় দুই মাত্রার কম ফল দিয়েছে এবং ব্যাংকে 6 বিলিয়ন ডলার লেনদেনের ক্ষতি করেছে।

কিভাবে স্যামসাং স্মার্ট টিভি 2016 এ অ্যাপ ডাউনলোড করবেন

যদিও অন্যান্য সমস্যা জড়িত, এই ভুল লেখা সূত্রটি ত্রুটির ক্যাসকেডের অংশ যা এই ব্যাপক ক্ষতির দিকে পরিচালিত করে।

ডেডিকেটেড সফটওয়্যার ব্যবহার করুন

মাইক্রোসফট এক্সেল একটি চমৎকার স্প্রেডশীট। এটি ছোট ডেটা সেটগুলির জন্য দুর্দান্ত বা যদি আপনি এটি ধারণার প্রমাণ হিসাবে চেষ্টা করে থাকেন। কিন্তু আপনি যদি আপনার কাজ স্কেল করতে চান, আপনি ডেডিকেটেড সফটওয়্যার বিবেচনা করা উচিত।

আপনার উদ্দেশ্যে বিশেষভাবে উন্নত সফ্টওয়্যার ব্যবহার করলে আপনাকে আরও ভালো কার্যকারিতা দেবে, দ্রুত কাজ করবে এবং আপনাকে আরো দক্ষতার সাথে কাজগুলো করতে দেবে। যদিও তাদের কিছু সেট আপ করতে সময় বা অর্থ (বা উভয়) খরচ হবে, এটি দীর্ঘমেয়াদে আপনার অর্থ সাশ্রয় করবে।

শেয়ার করুন শেয়ার করুন টুইট ইমেইল আপনার স্প্রেডশীট প্রয়োজনের জন্য 10 টি সেরা এক্সেল বিকল্প

মাইক্রোসফট এক্সেলের একটি সস্তা বিকল্প খুঁজছেন? এই স্প্রেডশীট অ্যাপগুলি আপনার প্রয়োজনের সবকিছু কম দেয়।

পরবর্তী পড়ুন সম্পর্কিত বিষয়

প্রমোদ
মাইক্রোসফট এক্সেল
স্প্রেডশীট
তথ্য বিশ্লেষণ

লেখক সম্পর্কে জোভি মনোবল(77 নিবন্ধ প্রকাশিত)

জোভি একজন লেখক, একজন ক্যারিয়ার কোচ এবং একজন পাইলট। তার পিতা যখন 5 বছর বয়সে একটি ডেস্কটপ কম্পিউটার কিনেছিলেন তখন থেকেই তিনি যেকোনো পিসির প্রতি ভালোবাসা তৈরি করেছিলেন। তারপর থেকে, তিনি তার জীবনের প্রতিটি ক্ষেত্রে প্রযুক্তি ব্যবহার এবং সর্বাধিক করে চলেছেন।

Jowi Morales থেকে আরো

আমাদের নিউজলেটার সদস্যতা

প্রযুক্তি টিপস, রিভিউ, ফ্রি ইবুক এবং এক্সক্লুসিভ ডিলের জন্য আমাদের নিউজলেটারে যোগ দিন!

সাবস্ক্রাইব করতে এখানে ক্লিক করুন