কিভাবে Outlook এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন

কিভাবে Outlook এ ইমেইল আর্কাইভ করবেন

ইমেল আর্কাইভ করা আপনার ইনবক্সকে কমিয়ে রাখার অন্যতম সেরা উপায়। আপনি যদি আউটলুক এ এটি করতে চান, আপনি ভাগ্যবান। ওয়েবের জন্য আউটলুক এবং ডেস্কটপের জন্য আউটলুক উভয়ই আপনাকে সহজেই আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে দেয়।





এই নির্দেশিকায়, আমরা আপনার কম্পিউটারে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক -এ আপনার ইমেলগুলি আর্কাইভ করার সব সেরা উপায়গুলি কভার করব।





আউটলুক একটি আর্কাইভ কি?

আউটলুক এবং ইমেইলের প্রেক্ষিতে, একটি আর্কাইভ মূলত সব ইমেইল যা আপনি আপনার প্রধান ইনবক্স থেকে আলাদা রাখতে বেছে নিয়েছেন।





ওয়েবের জন্য আউটলুক -এ, একটি ইমেল আর্কাইভ করার অর্থ হল ইমেলগুলি প্রধান ইনবক্স ফোল্ডার থেকে আর্কাইভ ফোল্ডারে সরানো।

ডেস্কটপের জন্য আউটলুক -এ, একটি ইমেইল আর্কাইভ করা মূলত আপনার ইমেলগুলিকে প্রধান আউটলুক পিএসটি ফাইল থেকে একটি নতুন পিএসটি ফাইলে সরানো মানে। আপনি এই পিএসটি ফাইলের চারপাশে ঘুরে বেড়াতে পারেন, এবং এর মধ্যে আপনার সমস্ত আর্কাইভ করা ইমেইল অ্যাক্সেস করতে পারেন, যেকোনো সময় আপনি চান।



আমি কি এয়ারপডগুলিকে xbox এর সাথে সংযুক্ত করতে পারি?

আপনি যদি শুধু আউটলুক দিয়ে শুরু করেন, ওয়েব বনাম ডেস্কটপের জন্য আউটলুক তুলনা করুন এবং দেখুন কোনটি আপনার প্রয়োজনের সাথে খাপ খায়।

আপনি কি আপনার সমস্ত ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য আউটলুক আর্কাইভ ব্যবহার করতে পারেন?

দুটি ক্ষেত্রে আপনি আউটলুকের আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারবেন না।





প্রথমত, যদি আপনার একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে এবং আপনার সংস্থা মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভার অনলাইন আর্কাইভ ব্যবহার করে, তাহলে আপনি নেটিভ আউটলুক আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারবেন না।

দ্বিতীয়ত, যদি আপনার নেটওয়ার্ক অ্যাডমিনিস্ট্রেটর আর্কাইভ ফিচারটি অক্ষম করে থাকে, তাহলে আপনি আপনার ইমেইলগুলোও আর্কাইভ করতে পারবেন না।





এই উভয় ক্ষেত্রে, সাহায্য পেতে আপনার সংস্থার নেটওয়ার্ক প্রশাসকের সাথে কথা বলুন।

কীভাবে ওয়েবের জন্য আউটলুকে ইমেল সংরক্ষণ করা যায়

ডেস্কটপ অ্যাপে করার চেয়ে ওয়েবের জন্য Outlook এ ইমেল আর্কাইভ করা সহজ। কেবল কয়েকটি বিকল্পে ক্লিক করুন এবং আপনার নির্বাচিত ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়েছে।

আপনি এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:

  1. উপর মাথা Outlook.com এবং আপনার ইমেইল একাউন্টে লগ ইন করুন।
  2. বামদিকে থাকা ফোল্ডারে ক্লিক করুন যেখানে আপনার ইমেলগুলি রয়েছে।
  3. ডান ফলক থেকে আপনি যে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন।
  4. যে অপশনে লেখা আছে সেখানে ক্লিক করুন আর্কাইভ উপরের মেনু বারে।
  5. যদি আপনি ভুল করে একটি ইমেইল আর্কাইভ করেন, ক্লিক করুন পূর্বাবস্থায় ফেরান নীচে আপনার কর্ম বিপরীত।

আপনি ক্লিক করে আপনার সমস্ত আর্কাইভ করা ইমেল দেখতে পারেন আর্কাইভ বাম দিকে.

আপনি যদি কখনও একটি আর্কাইভ করা ইমেইলকে প্রধান ফোল্ডারে ফিরিয়ে নিতে চান, তাহলে সেই ইমেলটি খুঁজে নিন আর্কাইভ ফোল্ডার, ইমেইল ক্লিক করুন, ক্লিক করুন চলো শীর্ষে, এবং আপনি যেখানে ইমেলটি সরাতে চান তা নির্বাচন করুন।

সম্পর্কিত: কিভাবে জিমেইলে সব পুরনো ইমেইল আর্কাইভ করবেন এবং ইনবক্স জিরোতে পৌঁছাবেন

কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক এ ইমেল আর্কাইভ করবেন

ডেস্কটপের জন্য আউটলুক -এ, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন। এই বিভাগে, আমরা ডেস্কটপের জন্য আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি কীভাবে ব্যবহার করব তা কভার করব।

অটোআর্কাইভ হল সেই ফিচারের নাম যা আউটলুক অ্যাপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেইল সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে। একটি পূর্বনির্ধারিত সময় অতিবাহিত হওয়ার পরে এই বৈশিষ্ট্যটি আপনার প্রধান ফোল্ডারগুলি থেকে আর্কাইভে আপনার ইমেল পাঠায়।

আপনি এই বৈশিষ্ট্যটিতে বিভিন্ন বিকল্প কনফিগার করতে পারেন এবং নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করে যে আপনি কীভাবে এটি করেন:

অ্যান্ড্রয়েডের জন্য নেটফ্লিক্স অ্যাপ কাজ করছে না
  1. খোলা দৃষ্টিভঙ্গি আপনার কম্পিউটারে.
  2. ক্লিক ফাইল শীর্ষে, এবং তারপর নির্বাচন করুন বিকল্প বাম সাইডবার থেকে।
  3. ক্লিক করুন উন্নত বাম দিকে বিকল্প।
  4. অনুসন্ধান অটো আর্কাইভ ডান ফলকে এবং ক্লিক করুন অটো আর্কাইভ সেটিংস বোতাম।
  5. টিক প্রতিবার অটোআর্কাইভ চালান উপরের বিকল্পটি এবং আপনার আউটলুকে কখন বৈশিষ্ট্যটি চালানো উচিত তা নির্দিষ্ট করুন।
  6. মধ্যে সংরক্ষণাগারের জন্য ডিফল্ট ফোল্ডার সেটিংস বিভাগ, একটি আইটেম কখন আর্কাইভ করা উচিত নির্বাচন করুন। মূলত, আপনি আপনার আউটলুক সামগ্রীর বয়স নির্দিষ্ট করছেন।
  7. ক্লিক ব্রাউজ করুন এবং আপনার আর্কাইভ ফাইলের জন্য গন্তব্য ফোল্ডার নির্বাচন করুন। আপনি যদি ডিফল্ট আউটলুক পিএসটি ডিরেক্টরি পছন্দ না করেন তবেই আপনাকে এটি করতে হবে।
  8. অবশেষে, আঘাত ঠিক আছে আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে নীচে।

আপনি যদি কখনও আপনার ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করা থেকে আউটলুক বন্ধ করতে চান, তাহলে আপনি অটো আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি অক্ষম করতে পারেন।

এটা করতে:

  1. খোলা দৃষ্টিভঙ্গি আপনার কম্পিউটারে.
  2. ক্লিক ফাইল শীর্ষে এবং নির্বাচন করুন বিকল্প বাম দিকে.
  3. ক্লিক করুন উন্নত বাম দিকে বিকল্প।
  4. ক্লিক অটো আর্কাইভ সেটিংস ডান ফলকে।
  5. আনটিক করুন প্রতিবার অটোআর্কাইভ চালান শীর্ষে বিকল্প।
  6. ক্লিক ঠিক আছে নিচে.

কিভাবে ম্যানুয়ালি আউটলুক এ ইমেল আর্কাইভ করবেন

ইমেইল আর্কাইভের উপর আরো নিয়ন্ত্রণ পেতে, আপনি আসলে আউটলুক এ ম্যানুয়ালি ইমেইল আর্কাইভ করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার প্রধান ইমেইলগুলিকে আর্কাইভে এবং যখন প্রয়োজন হবে পাঠাতে দেয়।

এই পদ্ধতি ব্যবহার করতে:

  1. খোলা দৃষ্টিভঙ্গি আপনার কম্পিউটারে.
  2. ক্লিক ফাইল উপরের বাম কোণে।
  3. নির্বাচন করুন তথ্য বাম দিকে ট্যাব।
  4. জন্য নিচে তীর আইকনে ক্লিক করুন সরঞ্জাম এবং নির্বাচন করুন পুরানো জিনিস পরিষ্কার করুন
  5. একটি ডায়ালগ বক্স আপনাকে আপনার ম্যানুয়াল ইমেইল আর্কাইভ কনফিগার করতে দেয়।
  6. শীর্ষে, আপনার আর্কাইভে কী অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তা নির্ধারণ করার জন্য আপনার কাছে দুটি বিকল্প রয়েছে। আপনি যেটি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন।
  7. আপনার আর্কাইভে আপনি যে ফোল্ডারগুলি যোগ করতে চান তা নির্বাচন করুন।
  8. ক্যালেন্ডার অপশন ব্যবহার করে আপনার আইটেমের বয়স বেছে নিন।
  9. ক্লিক ব্রাউজ করুন এবং সেই ফোল্ডারটি বেছে নিন যেখানে আপনি আপনার আউটলুক আর্কাইভ ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান।
  10. আঘাত ঠিক আছে Outlook এ একটি ইমেইল আর্কাইভ তৈরি করা শুরু করতে নীচে।

একবার আর্কাইভ তৈরি হয়ে গেলে, আপনি ফলে PST ফাইলটি যে কোন জায়গায় সরাতে পারেন।

কিভাবে আউটলুক এ আর্কাইভ করা ইমেইল দেখুন

ডেস্কটপের জন্য আউটলুক -এ আপনার আর্কাইভ করা ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করা ওয়েবের জন্য আউটলুক -এ করা যতটা সহজ। আপনাকে কেবল আপনার আর্কাইভ ফাইলটি আউটলুকে লোড করতে হবে এবং আপনি আপনার সমস্ত আর্কাইভ করা ইমেল দেখতে পাবেন।

আপনার কম্পিউটারে আউটলুকের মধ্যে কীভাবে একটি পিএসটি ইমেল সংরক্ষণাগার ফাইল আমদানি করবেন তা এখানে:

  1. শুরু করা দৃষ্টিভঙ্গি
  2. ক্লিক করুন ফাইল শীর্ষে মেনু।
  3. নির্বাচন করুন খুলুন এবং রপ্তানি করুন বাম সাইডবারে।
  4. ডান প্যানে, ক্লিক করুন আউটলুক ডেটা ফাইল খুলুন যেহেতু আপনি প্রোগ্রামে একটি PST ডেটা ফাইল আমদানি করছেন।
  5. আপনার আর্কাইভ ফাইল যেখানে বসে আছে সেই ফোল্ডারে নেভিগেট করুন, ফাইলটিতে ক্লিক করুন এবং আঘাত করুন খোলা নিচে.
  6. আপনার ফাইলটি প্রোগ্রামে লোড হওয়া উচিত এবং তারপরে আপনার সমস্ত আর্কাইভ করা ইমেলগুলি দেখতে সক্ষম হওয়া উচিত।

আপনি পারেন আপনার Outlook PST ফাইলগুলিকে একত্রিত করুন আপনার যদি একাধিক ফাইল থাকে।

ইমেইল আর্কাইভ করে আউটলুক হ্রাস করা

আপনি যদি কেবল আপনার ইনবক্সে ইমেলের সংখ্যা দেখে অভিভূত বোধ করেন তবে সেগুলি সংরক্ষণের মাধ্যমে সেই ইমেলগুলির কিছু থেকে মুক্তি পাওয়ার সময় এসেছে। কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলিকে একটি আর্কাইভে সরানোর জন্য উপরের পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করুন, যাতে আপনি যেগুলি আপনার অবিলম্বে মনোযোগের প্রয়োজন সেগুলিতে কাজ করতে পারেন।

ইমেইলগুলির বিষয় হল যে তাদের পরিচালনা করা সহজ নয়, এমনকি পেশাদারদের জন্যও। কিছু টিপস এবং কৌশল আছে, যদিও, আপনি ইমেলগুলি পরিচালনা করা অনেক কম অপ্রতিরোধ্য করতে শিখতে পারেন।

শেয়ার করুন শেয়ার করুন টুইট ইমেইল কিভাবে আপনার ইনবক্স জয় করতে হবে: ইমেইল উৎপাদনশীলতা এবং নিরাপত্তার জন্য 60+ টিপস

আপনার ইনবক্সে অভিভূত হবেন না! আপনার ইমেলটি একবার এবং সর্বদা জয় করার জন্য আপনার যা জানা দরকার তা এখানে।

পরবর্তী পড়ুন
সম্পর্কিত বিষয়
  • প্রমোদ
  • ইমেইল টিপস
  • মাইক্রোসফট আউটলুক
  • মাইক্রোসফট অফিস টিপস
  • ইমেইল অ্যাপস
লেখক সম্পর্কে মহেশ মাকভানা(307 নিবন্ধ প্রকাশিত)

মহেশ মেক ইউসঅফের একজন প্রযুক্তি লেখক। তিনি প্রায় 8 বছর ধরে টেক-হাউ-টু গাইড লিখছেন এবং অনেক বিষয়কে কভার করেছেন। তিনি মানুষকে শেখাতে ভালোবাসেন কিভাবে তারা তাদের ডিভাইস থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে পারে।

মহেশ মাকভানা থেকে আরো

আমাদের নিউজলেটার সদস্যতা

প্রযুক্তি টিপস, রিভিউ, ফ্রি ইবুক এবং এক্সক্লুসিভ ডিলের জন্য আমাদের নিউজলেটারে যোগ দিন!

সাবস্ক্রাইব করতে এখানে ক্লিক করুন